Elektronik Doküman Yönetimi ve Arşiv Çözümleri

Bir bilginin sistemde nerede yer aldığını ve güncel olup olmadığını bilebilmek, ona güvenli olarak en kısa sürede erişebilmek, kullanıcının çalışmasını ve verimliğini etkileyen önemli faktörlerdir.

Üstelik bu durum, çok kullanıcılı bir network sisteminde, binlerce dosyanın, yüz binlerce bilginin farklı kullanıcılar tarafından depolandığı, değişiklikler yapıldığı ve aynı zamanda da sisteme sürekli bilgi girişlerinin olduğu bir çalışma ortamında, gerçek bir sorun haline gelmekte ve çözümü için de, bir doküman yönetim ve arşiv sistemine gerek duyulmaktadır.

Çözüm: İşte tam bu noktada, Elektronik Doküman Yönetimi ve Arşivleme çözümü söz konusu ihtiyacı karşılamak üzere gündeme gelmektedir.

Aton, sunduğu çözüm ile, evrak sirkülasyonunun elektronik ortamda gerçekleşmesini ve kullanıcıların merkezi olarak idare edilen dosyalarla çalışmalarını sağlar. Merkezi oluşumun yanı sıra, iş akışının kolay ve hızlı yönetimini gerçekleştirir.

Başa Dön

Servis Büro (e-büro) Hizmetleri

Şirketlerin birikmiş dokümanlarının hızlı bir şekilde deneyimli Aton operatörleriyle işlenmesi hizmetidir. Mevcut dokümanların (kağıt, mikrofilm, v.b.)elektronik ortama aktarılması... Sürekli cihaz ve eleman temini... Müşteriye yerinde hizmet... CD/DVD ve ya optik disk ortamlarında kayıt... Türkçe destekli ICR / OCR ve form işleme ve danışmanlık hizmetlerini içerir.

Neden Servis Büro?

Yüksek sayıda fiziksel dokümana sahip firmalar, bu işlemler için personel ayırmaya gerek kalmadan zaman ve iş gücü tasarrufu sağlamış olurlar.

Bu işlerde kullanılan donanımlar yüksek maliyetli profesyonel cihazlar olmakta, dolayısıyla firmalar bu cihazlara verilecek maliyetten tasarruf etmiş olurlar.

Firmalar bu işlemler için gerekli teknik bilgiye sahip olmadığından, servis büro hizmeti alarak işin profesyonel kişiler tarafında gerçekleştirilmesini sağlamış olurlar.

Başa Dön

Çek Çözümleri

Çek çözümleri: Banka takas servisi veya yoğun çek sirkülasyonu olan kuruluşların çeklerinin işlenmesini... Çek tarayıcılarla bordro bazında çek bilgilerinin sisteme otomatik girilmesini... kuruluşlarda kullanılan mevcut muhasebe yazılımlarıyla  on-line çalışmayı. Mevcut yazılımlardan (logo-link-sap v.b.) sistemlerle tam entegrasyonu sağlar.

Takas Merkezlerinde Çeklerin Yönetimi Çözümü

Aton’un, Bankaların takas servisleri ve yoğun çek sirkülasyonu olan kuruluşların çeklerinin işlenmesinde sunmuş olduğu farklı çözümlerin bütünüdür.

Yabancı Çek Uygulamaları :

Yabancı çek çözümümüz ağırlıklı olarak, güney şeridinde turizm bölgelerimizdeki banka şubelerinde uygulanmaktadır. Şubelerde, turistlerden alınan yabancı çeklerin, dakikada 90 çek tarama kapasitesine sahip olan Buic marka çek tarayıcı cihazlar  aracılığıyla önlü ve arkalı olarak  görüntüleri alınıp bunlara belirli referans numaraları verilmekte ve bu şekilde sistemde işlenmiş ve arşivlenmiş olmakta. Daha sonra verilen referans numaraları üzerinden hızlı bir şekilde istenen çekin görüntülerine ulaşmak mümkün olmaktadır. Taranan çek görüntüleri bir müddet sonra CD’lere alınarak CD arşivi oluşturulmakta, böylelikle sisteme görüntü dosyalarından ötürü bir yük binmemiş olmaktadır.

Bu uygulama ile, eski fotokopi alma yöntemi ortadan kalktığı için şubelerde kırtasiye masrafları, işlem hızı ve de iş gücü acısından büyük bir kazanç elde edilmektedir.

Yerli Çek Uygulamaları :

Yerli Çek uygulaması ağırlıklı olarak Bankaların İstanbul şubelerinde uygulanmakta olup yine Yabancı Çek uygulamasındaki gibi çeklerin önlü ve arkalı olarak görüntüsü alınmakta. Ayrıca çek üzerinde çek bilgilerinin tutulduğu manyetik kod satırı, Buic çek tarayıcılarındaki manyetik okuyucu aracılığı ile okunarak sistemdeki ilgili alanlara aktarılmaktadır. Bu uygulamada ayrıca şubelerde çekin taranması esnasında şubenin kaşesini vurulabileceği endorser seçeneği de mevcuttur ki bu da işlem hızını oldukça etkileyen faktörlerden biridir.

Bu uygulamalara ilave olarak geçtiğimiz yıl bazı bankalar tarafından uygulanmaya başlanan bir çalışmada da Türkiye genel distribütörlüğünü yapmış olduğumuz Buic çek scannerlarımız kullanılmaktadır. Bu uygulamada bankalar, çek sirkülasyonu yoğun olan müşterileri ile aralarında online bağlantı kurmaktadırlar. Çekler müşteri tarafında Buic çek scanner aracılığı ile işlenip çek görüntüleri ve bilgileri online olarak banka merkezlerine gönderilmektedir.

Ayrıca yerli çek uygulamalarımız, mevcut muhasebe yazılımlardan Logo, Link, SAP gibi sistemlerle tam entegrasyona sahip yani çek bilgileri bordro bazında sisteme otomatik girilebilmektedir.

Başa Dön

Easy Exchange Uygulamaları

Exchange ‘den Elektronik Posta Arşivleme Çözümü

Mail Server’dan direkt mesaj arşivleme !

Günümüzde, artık elektronik iletişim platformu olmadan çalışan kuruluşlar yok denebilir.

Elektronik mesaj, bilgi toplumunun seçtiği iletişim aracıdır – hızlı ve iyi çalışan bir yöntemdir. Kuruluşların e-mailleri, görev yönetimleri gibi birçok bilgi akışları, MS Excange server ile temelde organize edilebilmektedir. Fakat veriler hızlı ve sabit bir şekilde büyüdükçe sistemin bakımı ve yönetimi de doğru orantılı olarak zorlaşmakta ve problemler daha sık yaşanmaya başlamaktadır.

Bu sebeple Mail Server’ın yükünü hafifletmek amacıyla, Aton, Exchange Posta Arşiv çözümünü sunmaktadır. Bu çözüm, Microsoft Exchange’in posta kutularındaki  ve kişisel klasörlerdeki tüm elemanları arşivler ve bu, MS Exchange Server’ın fiziksel yükünü %90’ın üzerinde bir başarım oranıyla azaltır. Donanım yükseltimi gibi, sonradan ortaya çıkan yatırımlara ihtiyaç duyulmamaktadır.

Arşivlenmiş bilgiye kısa sürede kelime tabanlı (full-text) olarak direkt Outlook kullanıcı ara yüzünden erişilebilir. Tüm-metin (full-text) arama, e-mailin ana metni yanı sıra maillere ilave edilmiş doküman veya dosyaların metin içeriklerini de kapsar.

Başa Dön

SAP Entegrasyonu

SAP Entegrasyonu: SAP ortamından direkt olarak dokümanların arşivlenmesi ve dokümanların arşivden çağrılması SAP arayüzü ile yapılır. Arşivleme sistemi kullanıcı için gizli kalır. Alışık olduğu kullanıcı arayüzü ve çalışma yöntemi hiç değişmeden kalır.Mevcut tüm SAP versiyonlarıyla (R3/R4.5 sertifaklı) tam uyumlu çalışan kolay kurulum ve kullanım kolaylığı sağlar... Geniş referans ve kullanıcı memnuniyeti çözümün mükkemmelliğini kanıtlamaktadır.

SAP R/3 ‘e Arşiv Çözümü

      SAP standartlarına uyumlu arşivleme...  

      Tüm SAP doküman tiplerine destek...

      Üç entegrasyon seviyesinde çalışma...     

      Tüm seçenekler için SAP’den sertifikalı...

      SAP ortamından direkt olarak dokümanların arşivlenmesi ve çağırılması...

      Arşiv ara yüzü arka planda kaldığından kullanıcıya kullanım kolaylığı...

SAP kullanıcıları bu problemi yaşarlar:

İlgili database kapasite sınırlarına ulaştığında , sistem performansı düşer. SAP datası düzgün bir şekilde arşivlendiğinde bu durum düzelmektedir. SAP R/3 için Easy Link tamamıyla bu amaç için yaratıldı.

Başa Dön

Lotus Notes Entegrasyonu

Lotus Notes’ a arşiv çözümü

Lotus Notes, dünya çapında çok geniş alana yayılmış olan database sistemlerinden biridir. Aton’un Lotus Notes için sunduğu arşiv çözümü profesyonel bir link sağlar. Lotus Notes bilgileri, Notes’tan direkt olarak arşivlenir ve yine Notes’ tan bilgilere kolaylıkla erişilir. Notes dabase‘i sürekli ihtiyaç duyulmayan bilgilerden arındırılır. Çözüm ile birlikte, kullanıcı dokümanlarının whole-life cycle için bütünleşmiş DMS çözümü ile verilir.

Lotus Notes içinde neden arşivleme?

Bir dokümanın bütün yaşam sürecini düşünecek olursak, Lotus Notes, gücünü  dokümanın yaratıldığı ve işlendiği ilk aşamalarda gösterecektir. Er ya da geç doküman, artık işlem görmeyeceği, içeriğinin değişmeyeceği bir duruma ulaşacaktır. Zaman içerisinde, Lotus Notes aktif dokümanları arasında saklanamayacak kadar çok miktarda aktif olmayan doküman üretilecektir.
Bu aşamada, elektronik arşiv işlemini gerçekleştirmek üzere  sisteme tamamlayıcı olarak Lotus Notes için Easy-Link devreye girerek bu ihtiyacı karşılayacaktır.

Başa Dön

Form İşleme Çözümleri (OCR/ICR/BARCOD/OMR)

Kağıt ortamındaki formlar üzerinde bulunan bilgilerin bilgisayar ortamında ASCII türünde verilere dönüştürülmesi için kullanılan sistemlerdir.

Aton’un bu konudaki çözümünde, OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition), BARCOD ve OMR (Optical Mark Recognition) teknolojileri kullanılmaktadır. Bu sayesinde, çok yüksek miktarlardaki formların ( örneğin banka kredi kartı başvuru formları, anket formları gibi) üzerinde bulunan bilgilerin firmaların sistemlerine aktarılması otomatikleştirilmiş olmakta böylelikle personel iş gücü ve zaman açısından oldukça yüksek kazançlar sağlanmaktadır.

Ayrıca, formlar üzerindeki fotoğraf ve imzanın da aynı şekilde işlenerek firma sisteminde ulaşılabilir hale getirilmesi de sağlanabilmektedir.

Başa Dön

Danışmanlık Hizmetleri

Aton, sunmakta olduğu tüm çözümlerle ilgili olarak müşterilerine , sistem konfigürasyonu oluşturma , tasarım gerçekleştirme , mevcut altyapı yeterliliğinin incelenmesi gibi konularda danışmanlık hizmeti vermektedir.

Bununla birlikte Aton, projelerinde kullandığı ve Türkiye genel distribütörlüğünü yapmakta olduğu yazılım ürünlerinin yanı sıra , firmaların istek ve ihtiyaçlarına göre yeni uygulamalar ve entegrasyonları yazılımcı kadrosu ile gerçekleştirmektedir.

Aynı zamanda, Aton’un sunduğu çözümlerde, profesyonel doküman tarayıcılar, çek tarayıcılar, jukeboxlar, depolama üniteleri, mühendislik sistemleri gibi kullanılan donanımların da temini, kurulumu ve uzman teknik kadrosu ile satış sonrası teknik desteğini vermektedir.

Başa Dön

İletişim Sistemleri (Video Konferans) Çözümü

Aton olarak bu alandaki çalışmalarımız, Polycom Video Konferans sistemleri projelendirme, satış, danışmanlık ve satış sonrası destek hizmetlerini kapsayan komple bir çözümden oluşmaktadır.

Birbirinden uzak kişilerin yüz yüze iletişim kurmasını ve veri transferi yapabilmesini sağlayan Video Konferans Sistemleri, kullanıcılara yol ve seyahat masraflarından tasarruf sağlarken, uzak görüşmeler için ayrılan zamandaki iş gücü kaybının da önüne geçmektedir.

Mevcut data hatları ve network üzerinde kurulacak Video Konferans sistemi, telefon maliyetlerini sıfırlar. Ülkemizde ISDN hatların yaygınlaşmasıyla gün geçtikçe hayal olmaktan çıkan ve somut uygulamalara dönüşen Video Konferans uygulamaları çoğu firmanın kriz ortamındaki maliyeti düşürme ve verimliliği arttırma projeleri arasında yer almaktadır.

Başa Dön